Zakelijk

Maak je vergaderingen sneller en productiever.

Daar gaan we weer. De vierde vergadering deze week. Waar ging het ook alweer over? Je probeert al twintig minuten te luisteren, maar de rode draad ben je kwijt en is niet meer te vinden. Na een uur is de meeting nog niet voorbij, daar gaat je welverdiende pauze. Gingen die vergaderingen maar wat sneller.

Breekt het angstzweet al bij je uit als je dit leest? Zonder twijfel is dit een van de grootste ergernissen van velen in het bedrijfsleven, zijn die ellenlange vergaderingen echt nodig? Vergaderingen wel, maar de tijdsbesteding? Dat kan beter! Wil jij je vergaderingen productiever maken en de snelheid wat opvoeren? Lees dan vooral verder!

Maak een template voor frequente vergaderingen

Sommige vergadering heb je op een regelmatige basis. Tijdens deze vergaderingen bespreek je vaak dezelfde punten. Om niet constant de weg kwijt te raken in het web van te bespreken onderwerpen, is het handig een template te maken die je telkens weer opnieuw kunt gebruiken! Zo heb je een structuur voor elke vergadering en weet je wat je moet bespreken.

Let op de tijd

Deze ligt voor de hand zou je zeggen, maar een van de grootste ergernissen is dat vergaderingen té lang duren. Wat ook wel te begrijpen is. Als je in een vergadering zit kun je nergens anders aan werken, dus de tijd die je besteed aan een vergadering wil je wel goed besteden. Stel daarom duidelijk een begin- en eindtijd in. Als de tijd in de gaten gehouden wordt, word er ook meer rekening gehouden met wat er belangrijk is om te vertellen en wat niet. Wijs een persoon aan die er af en toe op wijst hoe lang jullie al bezig zijn met het onderwerp of met de hele vergadering in het algemeen. Dit houd je in het moment en zo dwaal je niet af en bespreek je onnodige dingen.

Plan het ongeplande

Vergaderingen lopen altijd uit omdat er meer vragen zijn dan verwacht of omdat er iets anders tussenkomt. Houd hier rekening mee. Dit creëert wat meer speelruimte en vermindert de uitloop van de vergadering.

Ga staan!

Deze tactiek wordt ook al gebruikt in de scrum methode. Als je zit tijdens een vergadering ben je comfortabeler en ga je dus langer door. Blijf je staan, dan ben je in een actievere en een wat meer oncomfortabele houding. Je zou toch niet een uur lang willen staan voor een vergadering?

Deze tips kunnen je vergaderingen productiever en sneller maken. Zo wordt er niet onnodig gediscussieerd over onderwerpen die er niet toe doen en kunnen werknemers weer gauw aan de slag om de bevindingen van de vergadering mogelijk implementeren!